Sinnvolles Knowledge Management oder „Frag doch lieber mal den Kollegen“?

Know-how - Gewusst wie

Der Motor eines großen Schiffes ist kaputtgegangen. Niemand an Board konnte ihn reparieren. Also hat die Reederei einen Maschinenbauingenieur mit 40 Jahren Erfahrung beauftragt, den Fehler zu finden und zu beheben. Er überprüfte den Motor sehr sorgfältig und fand schnell den Fehler. Er holte einen kleinen Hammer aus seiner Tasche, klopfte auf eine bestimmte Stelle und löste damit das Problem. Der Motor war repariert, konnte gestartet werden und das Schiff wieder in See stechen. Der Maschinenbauer legte der Reederei seine Rechnung vor: für die Reparatur dieses großen Schiffes berechnete er 10.000,- Euro.

Der Chef der Reederei begann zu toben: „Was zur Hölle bildest du dir ein?! Du hast fast nichts getan. Du hast nur mit deinem Hammer auf den Motor geklopft!“ Die Antwort des Maschinenbauers darauf war sehr einfach: „Der Hammerschlag kostet 2,- Euro. Ich wusste jedoch, wohin genau und mit welcher Kraft ich mit dem Hammer zuschlagen muss: und das kostet 9.998,- Euro. Nicht der Hammerschlag ist entscheidend, sondern die 40 Jahre Erfahrung! Wenn ich eine Arbeit in 30 Minuten erledige, dann nur, weil ich 20 Jahre lang gelernt habe, wie man das in 30 Minuten macht.

Sie schulden mir etwas für die Jahre, nicht für die Minuten.“ (Autor unbekannt)

Da das Wissen der Mitarbeiter einen wichtigen Unternehmenswert darstellt und vor dem Hintergrund komplexer werdender Arbeitsabläufe und Technologien zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist der Aufbau und die Steuerung eines Knowledge Managements unumstritten.

Dennoch fristet das Thema Knowledge- oder Wissensmanagement in vielen Unternehmen ein Schattendasein oder ist gar nicht existent und beschränkt sich dann auf Aussagen in der Form „Kann ich Dir auch nicht sagen, frag doch mal den Kollegen“. Dabei generiert ein funktionierendes Knowledge Management unbestreitbar vielfältige Vorteile und Nutzen, denn Knowledge Management ist ein unternehmensweiter Prozess zur effizienten Erfassung, Organisation, Nutzung und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation.

Das Ziel des Wissensmanagements besteht darin, das Wissen von Mitarbeitern und Ressourcen zu erfassen und in nutzbaren Formaten zu speichern, um es für die Unterstützung von Geschäftszielen und zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der Organisation verfügbar zu machen,

Hier erst einmal die wichtigsten Schlüsselkomponenten und Ziele des Knowledge Managements:

1. Wissenssammlung: Das Sammeln von Wissen aus verschiedenen Quellen in der Organisation, sei es aus Dokumenten, Datenbanken, Mitarbeitererfahrungen oder externen Informationsquellen.
2. Wissensorganisation: Das Strukturieren und Kategorisieren von Wissen, um es leichter auffindbar und zugänglich zu machen. Dies kann die Verwendung von Wissensdatenbanken, Taxonomien und Metadaten umfassen.
3. Wissensspeicherung: Das Speichern von Wissen in geeigneten Formaten und Systemen, um sicherzustellen, dass es langfristig verfügbar bleibt. Dies kann die Nutzung von Content-Management-Systemen, Dokumentenmanagementsystemen und Wissensdatenbanken beinhalten.
4. Wissensverteilung: Das Bereitstellen von Wissen an diejenigen, die es benötigen, sei es durch Schulungen, interne Kommunikation oder den Zugriff auf Wissensdatenbanken und Ressourcen.
5. Wissensnutzung: Die aktive Anwendung von Wissen in allen relevanten Prozessen, Entscheidungsfindungen und Problemlösungen, um die Effizienz und Effektivität der Organisation zu steigern.
6. Wissensbewahrung: Das Bewahren von organisatorischem Wissen, insbesondere das implizite Wissen von Mitarbeitern, wenn diese die Organisation verlassen oder in den Ruhestand gehen.
7. Kollaboration und soziales Lernen: Die Förderung von Wissensaustausch und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, um das Wissensmanagement zu unterstützen. Dies kann die Nutzung von sozialen Medien, Kollaborationstools und Online-Communities umfassen.

Die Implementierung von Knowledge Management kann dazu beitragen, Wissenslücken zu schließen, die Einarbeitungszeiten zu verkürzen, Innovationen zu fördern, Entscheidungsfindung zu verbessern und die Gesamtleistung einer Organisation zu steigern. Es ist ein strategischer Ansatz, um sicherzustellen, dass das Wissen, das in einer Organisation vorhanden ist, effektiv genutzt wird, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und geschäftliche Herausforderungen zu bewältigen.

Braucht mein Unternehmen wirklich Knowledge Management?

Unternehmen benötigen Knowledge Management aus verschiedenen Gründen, da es einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Effizienz, Innovation, Wettbewerbsfähigkeit und insgesamt zur langfristigen Erfolgssicherung leisten kann.

1. Effizienzsteigerung: Wissensmanagement hilft dabei, bereits vorhandenes Wissen effizienter zu nutzen. Mitarbeiter können leichter auf bewährte Verfahren, Informationen und Ressourcen zugreifen, was Zeit und Aufwand spart.
2. Einarbeitungszeit reduzieren: Neue Mitarbeiter können schneller in ihre Rollen integriert werden, wenn sie auf das vorhandene Wissen und die Erfahrungen im Unternehmen zugreifen können.
3. Innovationsförderung: Durch das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb des Unternehmens können Ideen und Innovationen gefördert werden. Mitarbeiter können von den Erfolgen und Misserfolgen anderer lernen und neue Lösungen entwickeln.
4. Verbesserte Entscheidungsfindung: Gut organisiertes Wissen ermöglicht bessere Entscheidungsfindung. Führungskräfte können auf fundierte Informationen zugreifen, um strategische Entscheidungen zu treffen.
5. Bessere Kundenbetreuung: Das Teilen von Kundenwissen und bewährten Praktiken im Kundenservice kann dazu beitragen, Kunden besser zu verstehen und deren Bedürfnisse effektiver zu erfüllen.
6. Wissensbewahrung: Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, hilft das Knowledgemanagement, deren Wissen zu bewahren und sicherzustellen, dass es für zukünftige Generationen von Mitarbeitern zugänglich ist.
7. Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die ihr Wissen effektiv verwalten, können schneller auf Markttrends reagieren, sich anpassen und Wettbewerbsvorteile erzielen.
8. Compliance und Risikomanagement: Die Dokumentation von Geschäftspraktiken und die Einhaltung von Vorschriften sind in vielen Branchen von entscheidender Bedeutung. Knowledge Management hilft, diese Anforderungen zu erfüllen.
9. Kollaboration und Teamarbeit: Wissensmanagement fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams. Es erleichtert den Wissensaustausch und verbessert die Kommunikation.
10. Skalierbarkeit: Unternehmen können schneller wachsen und sich ausdehnen, wenn sie ein effektives Knowledge Management implementieren. Neues Wissen kann leichter in die Unternehmenskultur integriert werden.
11. Anpassungsfähigkeit: In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ermöglicht Knowledge Management die Anpassung an neue Technologien, Trends und Herausforderungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Knowledge Management dazu beiträgt, das Wissen als strategische Ressource zu betrachten und sicherzustellen, dass es für die Unterstützung von Geschäftszielen und die Bewältigung von Herausforderungen optimal genutzt wird. Es trägt zur Schaffung einer lernenden Organisation bei, die kontinuierlich Wissen aufbaut, teilt und nutzt, um erfolgreich zu sein.

Wie und wodurch gelingt es aber ein funktionierendes Knowledge Management aufzubauen und zu betreiben, d.h. was sind die Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen?

Der Aufbau und Betrieb eines funktionierenden Knowledgemanagement-Systems erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Es gibt eine Reihe von Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen, die dabei helfen können, sicherzustellen, dass das Knowledge Management effektiv ist:

1. Führung und Unterstützung der Geschäftsführung: Eine klare Unterstützung und Beteiligung der Geschäftsführung ist entscheidend. Die Führungsebene muss das Knowledge Management als strategische Initiative anerkennen und Ressourcen zur Verfügung stellen.
2. Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensteilens: Eine Unternehmenskultur, die das Teilen von Wissen und Erfahrungen fördert, ist von großer Bedeutung. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen, und Belohnungen oder Anreize für die Wissensweitergabe können hilfreich sein.
3. Klare Ziele und Strategie: Definieren Sie klare Ziele und eine Strategie für Ihr Knowledgemanagement. Welche Art von Wissen soll erfasst und genutzt werden, und wie wird es zur Unterstützung der Geschäftsziele eingesetzt?
4. Angemessene Technologie: Investieren Sie in geeignete Technologie und Tools, die das Wissensmanagement unterstützen. Dies kann die Implementierung von Wissensdatenbanken, Content-Management-Systemen und Kollaborationstools umfassen.
5. Wissensmanagement-Verantwortliche: Benennen Sie Verantwortliche für das Knowledgemanagement, die die Umsetzung und Pflege des Systems überwachen und koordinieren.
6. Dokumentation und Struktur: Stellen Sie sicher, dass Wissen strukturiert, dokumentiert und leicht auffindbar ist. Die Verwendung von Taxonomien, Metadaten und klaren Kategorisierungsrichtlinien kann hilfreich sein.
7. Schulung und Sensibilisierung: Bieten Sie Schulungen und Schulungsmaterialien an, um Mitarbeiter in den besten Praktiken des Knowledgemanagements zu schulen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie sie das System effektiv nutzen können.
8. Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Implementieren Sie ein Feedback-System, um sicherzustellen, dass das Knowledge Management effektiv ist, und nehmen Sie kontinuierliche Verbesserungen vor, basierend auf den Rückmeldungen der Nutzer.
9. Sicherheit und Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass sensible oder vertrauliche Informationen angemessen geschützt sind und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.
10. Messung von Erfolg und Leistung: Implementieren Sie Metriken und KPIs, um den Erfolg des Knowledgemanagements zu messen. Dies kann die Analyse der Nutzungsraten, der Qualität des geteilten Wissens und der Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse umfassen.
11. Change Management: Verstehen Sie, dass die Einführung eines Knowledgemanagement-Systems eine Veränderung in der Unternehmenskultur und den Arbeitsgewohnheiten erfordern kann. Ein gutes Change-Management ist wichtig, um Widerstand zu minimieren und die Akzeptanz zu fördern.
12. Wissensbewahrung: Berücksichtigen Sie die langfristige Bewahrung von Wissen, insbesondere wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Der Erfolg von Knowledge Management hängt von der Integration dieser Faktoren und Voraussetzungen in die Geschäftspraktiken und -kultur ab. Es erfordert eine langfristige Verpflichtung, kontinuierliche Anpassung und das Bewusstsein, dass Wissen eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens ist.