11.07.2018

Projektstrukturen – Single oder verheiratet?

Von Thomas Engelmann

In über 20 Jahren Projektgeschäft haben wir in Bezug auf Projektstrukturen und deren Abläufe so ziemlich alles erlebt, was es geben kann. Die beiden Extreme möchten wir Ihnen heute gerne einmal beispielhaft vorstellen:

Projekte wie im Singlehaushalt:
Nach dem Kick-off kann man schalten und walten, wie man will. Man ist niemandem rechenschaftspflichtig, muss keine lästigen Projektberichte schreiben, Risiken gibt es per se nicht. Meilensteine können verschoben werden wie man will, Projektmeetings werden gehalten nach Bedarf und wenn sich keiner beschwert, kann man das Projekt »unter dem Radar« durchlaufen lassen. Weltklasse!

Projekte wie in einer Ehe:
Es gibt wöchentliche detaillierte Projektberichte mit ausführlichen Risiko-Logs. Vierwöchentliche Vorstellungen des Projektstatus vor einem Kontrollgremium – ob es etwas zu berichten gibt oder nicht. Jede noch so minimale Änderung wird per Change beantragt. Wöchentliche Statusmeetings werden gehalten, ein bis ins letzte Detail ausgearbeiteter MS-Project-Projektplan, der aufgrund von kleinen Anpassungen ständig aktualisiert werden muss, wird erstellt und komplexe Abnahmeszenarien für Projektteilergebnisse bestimmen den gesamten Ablauf. Kurzum: 50 Prozent der Tätigkeit ist nicht fachlich, sondern man erfüllt nur noch Aufgaben im Bereich des Projektmanagements. Kreativität und Eigeninitiative? Nicht möglich.

Was lernen wir daraus?
Gibt es nur diese Schwarz-Weiß-Denke? Wir hoffen und denken nicht. Wir appellieren an alle, die Projektmanagement-Strukturen in ihren Organisationen einführen müssen: Es geht bei Methoden wie PRINCE2® oder GPM oder PMI nicht darum, alles, was die Methode hergibt, ohne nachzudenken zu übernehmen, sondern mit dem Maß, wie es für die eigene Organisation sinnvoll ist. Nicht das Auskippen des ganzen Methodenkoffers ist gefragt, sondern die Frage, wie man nur die Werkzeuge nutzt, die man zur Steuerung von Projekten im eigenen Umfeld benötigt. So können Sie Projekte managen, die in der Form einer modernen Ehe funktionieren: Es gibt gewisse Freiräume, aber Absprachen sind sinnvoll und Abläufe harmonisch.

Fazit
Eigentlich weiß man nie, wie ein Projekt laufen wird. Die Planung eines Projekts kann nur auf Schätzungen von Wissen und Erfahrungen beruhen und Methoden können das Gelingen eines Projekts unterstützen.

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