22.03.2018

Verstaubte Prozessdokumentation versus zeitgemäßer Prozessdarstellung

Von Thomas Engelmann

Kennen Sie das?

  • Keiner liest Ihre 40-seitigen Prozesshandbücher?
  • Niemand versteht die detaillierten EPKs oder BPMNs (Prozessnotationen)?
  • Keiner weiß, wo die Dokumentation zu finden ist?
  • Sie haben in einem Projekt für die Prozessdefinition und -umsetzung so viel Geld und Energie reingesteckt und nicht die erwünschte Wirkung erzielt?

Treten Sie einfach mal einen Schritt zurück und versuchen Sie, das Ganze objektiv zu betrachten – aus einem anderen Blickwinkel.

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen sich ein neues technisches Gerät mit einer Unmenge an neuen Features. Zu diesen Geräten bekommen Sie eine meist mehrere Seiten starke Bedienungsanleitung dazu oder können diese per Download online abrufen. Mal ganz ehrlich: Lesen Sie diese erst eingehend durch, bevor Sie das neue Gerät in Betrieb nehmen? Ich als technik-affiner Mensch tue das definitiv nicht. Ich hoffe, dass eine Schnellanleitung beigelegt wurde, probiere gern herum und greife notfalls auf vorhandene »YouTube-Videos« zu, um das Gerät schnell und richtig anzuschließen und einzurichten.

Wenn Sie nun diese Erfahrung – und ich bin mir sicher, so verhalten sich viele – auf die Prozesswelt adaptieren, dann ist es doch kein Wunder, dass in vielen Organisationen Prozesse nicht so richtig gelebt und verstanden werden. Denn wir erlernen neue Erkenntnisse nicht aus Pamphleten von Prozessdokumentationen! Was also können Sie als Anbieter tun?

Unser Tipp: zeitgemäße Prozessdarstellung
Auf der einen Seite braucht es weiterhin auch detaillierte Prozessbeschreibungen, jedoch nur für das interne Prozessmanagement, um neue Prozesse mit den bestehenden verknüpfen und Toolanforderungen und Schnittstellen identifizieren bzw. optimieren zu können. Für die Mitarbeiter, die die Prozesse leben sollen, stellen Sie stattdessen animierte Videos online, in denen erklärt wird, wie mithilfe der Tools zum Beispiel der Prozess gelebt wird.

Solche Videos oder Animationen schauen sich die Mitarbeiter eher an und wissen dann auch gleich, wie der Prozess funktioniert. Kurzum: Stellen Sie sich auf die Kommunikationsmittel der heutigen Zeit ein und machen Sie es so Ihren Mitarbeitern schmackhaft, sich mit den Prozessen zu befassen. Viel Spaß bei der Umsetzung!

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