01.09.2017

„Hirn an der Pforte abgeben oder Mitdenken!“

Prozessdesign als beeinflussender Faktor auf Ihre Unternehmenskultur. Immer mehr Organisationen erkennen, dass Prozesse im Tagesablauf helfen, um Aufgaben in der Organisation besser zu strukturieren, Doppelarbeiten zu vermeiden und wiederkehrende Tätigkeiten in geordnete Bahnen zu lenken.

Das Prozessdesign entscheidet maßgebend, welcher Freiraum im Handeln den Mitarbeiter noch gegeben wird. Dabei ist es unerheblich, nach welcher Methodologie das Prozessdesign durchgeführt wird, ob BPMN2.0 oder EPK.

Entscheidend ist der Detailgrad der Prozesse. Und da können viele Fehler passieren, die gravierende Auswirkungen im Tagesablauf haben!

Viele Organisationen möchten aufgrund der Erfahrungen aus der Vergangenheit, dass Unklarheiten und unstrukturiertes Arbeiten komplett vermieden wird.

Daher modellieren diese alle Eventualitäten, die im Ablauf auftreten könnte, in das Prozessdesign ein. Resultat ist, dass ein Wirrwarr von Entscheidungspunkten in den Prozessen herrscht und keiner mehr in der Lage ist, den Prozess vollständig zu leben geschweige denn zu verstehen.

Ein Ausdruck eines solchen Prozesses kann genutzt werden, um eine Turnhallenwand zu tapezieren und ein Mitarbeiter muss sich für Tage aus dem operativen Geschäft zurückziehen, um den Prozessworkflow überhaupt zu verstehen.

Ist das der Weisheit letzter Schluss? Alles definiert, auch wenn Sonderfälle nur einmal im Jahr auftreten können? Hauptsache beim Prozessdesign berücksichtigt?

Sicherlich ist das andere Extrem, drei bis vier aufeinanderfolgende Aktivitäten (idealerweise noch generisch), und der Prozess ist schön schlank aber sinnlos und ebenso nicht nutzbar.

Variante 1 wird von den Theoretikern bevorzugt, Variante 2 von den Pragmatikern.

Hier kann aber ein richtiges und firmenspezifisches Prozessdesign helfen - denn die Kunst besteht darin, einen Großteil der ständig anfallenden Aufgaben in ein Prozessdesign zu gießen, den Mitarbeitern aber weiterhin die Möglichkeit zu geben, bei der Arbeit ihr Hirn und ihren Erfahrungsschatz mit einfließen zu lassen. "Das steht so nicht in dem Prozess" oder "In dem Prozess ist ja nichts geregelt" gilt es zu vermeiden.

Daher ist es immens wichtig, den richtigen Detailgrad von Prozessen zu finden, der den Organisationen bei der Bewältigung der Herausforderungen hilft und nicht den Detailgrad, den manche externe Prozessberater bevorzugen, um dann Hunderte von Tagen „Prozesstapeten“ zu erschaffen. Diese sind zwar künstlerisch wertvoll, aber selbst Hochbegabte die Komplexität nicht mehr überblicken.

Wir teilen gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen und befähigen Sie so, dass sie langfristig das richtige Maß für ein Prozessdesign sicherstellen können.

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